Llegas a la oficina y te esperan decenas de mensajes en tu correo electrónico, llamadas  y cientos de folios que aguardan a ser leídos o completados. Primera hora de la mañana y el jefe ya te reclama para sus tareas urgentes a las que debes asistir. Por delante, horas y horas de intenso trabajo y ni siquiera sabes por dónde empezar. ¿Alguna vez has vivido esta situación? El tiempo, más que nunca, se vuelve oro. Y aprender a administrarlo, el principal objetivo para ser productiva y ¡eficiente cada día! Una meta que puedes alcanzar si te lo propones, pero también si cumples con los siguientes consejos para una gestión eficaz del tiempo. Aprovecha cada minuto, céntrate en el ahora y da todo de ti en cada momento, porque sólo así lograrás disfrutar cada segundo de tu vida con todas las tareas que cumplas.

1- Analiza y define tus picos de productividad. Una buena manera de comenzar es responder a la pregunta de cuándo eres más productiva. La coach Aida Baida establece que, para averiguarlo, debes apuntar qué haces durante una semana y cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Los resultados te ayudarán a conocer las horas en que más te cuesta concentrarte, los momentos de productividad normal y los instantes en que vas como la velocidad de la luz y, además, aportas calidad. El mejor momento, entonces, para cumplir con lo más importante.

2 - Descubre qué te roba el tiempo. El análisis anterior también determina quiénes son esos ladrones que se quedan con segundos, minutos e, incluso, horas de tu día a día. Se trata de pequeñas actividades que interrumpen la concentración y, por tanto, alargan las tareas relevantes. Esas llamadas de teléfono que no te esperas, los correos electrónicos que tocan a la puerta de tu bandeja de entrada sin parar o esas reuniones que nada aportan a tu trabajo. ¿Te suena? Identifícalos y resuélvelos en un momento determinado de la jornada.

3 - Programa una lista de tareas y cuánto vas a dedicar a cada una. La planificación es clave para una gestión eficaz del tiempo. No más de 10 minutos para escribir, al principio del día, qué te deparan las horas siguientes. El nombre de la tarea y los minutos que crees que vas a necesitar para completarla plasmados en un cronograma diario del que debes intentar no salirte. Expertos aseguran que, de esta manera, puedes llegar a ganar 1 hora y, por supuesto, decir adiós a ese estrés que también te roba segundos del reloj.

4 - Agrupa aquellas tareas que estén relacionadas. ¿Eres de mirar el correo electrónico cada 10 minutos? ¡Evítalo! Proponte hacerlo al principio, al final y a mitad de la jornada. Éste es solo un ejemplo, pero unir todas aquellas obligaciones que guarden algún tipo de relación entre sí te ayudará a ganar mucho tiempo. Además, intenta que esos periodos de trabajo no se vean interrumpidos por distracciones externas, como llamadas de teléfono o mensajes al smartphone.

5 - Define tus objetivos y prioriza. Responde cuáles son las metas que persigues para elaborar una agenda en función de tus prioridades. Para ello, el autor de Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, Stephen R. Covey, propone la elaboración de un cuadrante con las tareas urgentes e importantes, las no urgentes e importantes, las urgentes y no importantes y las no urgentes ni importantes. Centrarse en las primeras es el paso inicial, pero para ser más productiva, el siguiente es cumplir con las importantes y no urgentes para evitar que acaben por convertirse en necesarias. Será fácil despedirse del agobio.

6 - Aprovecha las reuniones. Irse por las ramas con temas que poco vienen a cuento es una tendencia muy frecuente en la reuniones. Resultan, en muchos casos, improductivas. Para evitarlo y lograr una gestión eficaz del tiempo, es importante que haya una preparación previa sabiendo qué se va a tratar, una hora de inicio y otra de fin, una orden del día y una persona que dirija la reunión. Después, dicha persona elabora un documento con las conclusiones, tareas y tiempos para mandarlo a los implicados.

7 - Para y descansa. El cerebro se satura y la productividad cae cuando aguantas mucho tiempo sin darle una tregua. Por descontado, te la mereces. Algunas técnicas, en este sentido, apuntan a hacer intervalos de entre media hora y una hora y media de trabajo intenso con descansos de entre 5 y 10 minutos por cada periodo de máxima concentración. Cuando la actividad se retoma, tú y tu cerebro estáis preparados para darlo todo de nuevo.

8 - Aprovecha el tiempo libre. Da igual si eres una mujer de negocios que viaja o si trabajas en una ciudad de forma permanente. Lo único que importa es que, después de una dura e intensa jornada, te mereces desconectar. Centrar ahora tu atención en disfrutar de la vida, por ejemplo, con actividades buenas para tu salud. Y en Artiem Madrid lo tienen muy claro. Por ello, es un hotel para business, pero también para olvidarse del estrés gracias a su especialización en training. Recobrar las energías perdidas en las horas previas te ayudará a darlo todo al día siguiente. Empezará una nueva jornada con una gestión del tiempo eficaz.