La misión de ARTIEM Hotels como empresa es inspirar a las personas a ser felices, por eso queremos que nuestro equipo se sienta motivado y valorado. Así, en esta búsqueda constante de mejora, hace más de 10 años creamos EdocAssistant, una herramienta que lee, interpreta y almacena información para liberarnos de tareas mecánicas, como el picado de facturas, que no aportan valor y que pueden resultar tediosas.

Francesc Pons, Director Financiero de ARTIEM y creador de la herramienta, recuerda que fue en 2007 cuando empezamos a detectar que había una gran cantidad de tiempo y esfuerzos invertidos en el picado de datos: facturas de proveedores, cobros, reservas… “Nos dimos cuenta de que el equipo estaba ocupado con tareas que no aportaban valor y que, además, desperdiciaban el talento de personas muy preparadas”, comenta Francesc.

La solución vino de la mano de la tecnología y, así, se decidió crear un programa a medida que pudiera cubrir todas las necesidades actuales y futuras de los diferentes departamentos de la empresa. Así fue como surgió EdocAssistant, una herramienta que lee cualquier soporte digital, descarga la información, la lee, la interpreta, la transforma y la introduce en un programa de gestión.

Por lo tanto, EdocAssistant trabaja con webs, emails, archivos PDF… extrayendo toda la información y ahorrando mucho tiempo de trabajo al equipo. Por ejemplo: las personas encargadas de gestionar las facturas de los proveedores de ARTIEM Hotels ya no tienen que picar datos, sino que ahora le dejan ese trabajo a EdocAssistant.  

¿Qué conseguimos con EdocAssistant? Principalmente cinco cosas:

1. Motivar al equipo

Lo más importante para nosotros es que las personas que forman parte de la familia ARTIEM vengan a trabajar cada día con ganas y motivados. EdocAssistant les permite enfocar sus esfuerzos en tareas más interesantes y retadoras para ellos, por lo que son mucho más felices. Además, estamos aprovechando todo su potencial. En definitiva, todos podemos disfrutar del trabajo mucho más.  

2. Aprovechar el tiempo en tareas que realmente aportan valor

Otra de las ventajas que ha traído consigo la implantación de EdocAssistant es el poder gestionar el tiempo de una forma más eficiente e inteligente. Ahora, por ejemplo, las personas encargadas de gestionar las reservas, en lugar de picar datos, pueden invertir esas horas en pensar acciones comerciales. Estas tareas aportan mucho más valor a la empresa y resultan, también, más interesantes para las personas que deben desarrollarlas.

3. Acelerar los procesos

EdocAssistant es el gran secreto detrás de la productividad de ARTIEM Hotels. Nos permite ser más rápidos y, prácticamente, automatizar tareas que antes podían llevarnos varios minutos.

4. Eliminar errores

El humano se equivoca, pero las máquinas no. EdocAssistant no comete errores y nos permite trabajar sabiendo que la información que tenemos entre manos es la correcta. El éxito en su lectura es del 100%, por lo que siempre es una garantía y aporta tranquilidad.

5. Reducir el consumo de papel

Desde que EdocAssistant llegó a ARTIEM Hotels, el consumo de papel es prácticamente nulo y, del mismo modo, las impresoras prácticamente no se utilizan. La herramienta trabaja en el entorno digital y nosotros con ella, por lo que no necesitamos documentos impresos. Con esto, también, promovemos que nuestros proveedores y partners hagan lo mismo enviándonos toda la información a través de sistemas electrónicos.

El resultado es que, después de más de 10 años, en ARTIEM no introducimos facturas a mano, ni cobros, ni reservas… Todo se lee de forma automática desde la herramienta. “Nuestra vida sin EdocAssistant sería una miseria”, comenta Francesc en clave de humor.

Otras compañías se han interesado a lo largo de este tiempo por el programa, ya que no existe otra herramienta tan universal como esta. Siempre y cuando la información tenga un soporte digital, EdocAssistant lo va a poder leer; por lo que podemos trabajar con ella en diferentes áreas y con distintos propósitos. Esto permite, por tanto, ser más productivos y utilizar una única herramienta dentro de la empresa.  

Por tanto, EdocAssistant ha supuesto un antes y un después en ARTIEM. Nos ha permitido trabajar de una forma diferente y perseguir nuestro objetivo de inspirar a las personas a ser felices (en este caso, nuestro equipo).